Logiciel de gestion du handicap en entreprise : exigez plus qu’un suivi RQTH

Un dossier RQTH centralisé ne suffit pas à piloter une politique handicap. Le bon logiciel doit aussi suivre les aménagements, organiser les justificatifs, préparer les déclarations et donner aux RH une vision fiable des actions engagées. Pour choisir un logiciel de gestion du handicap en entreprise, partez des situations à traiter, puis vérifiez ce que l’outil permet réellement de faire, sans multiplier les saisies ni exposer des informations confidentielles.

Partir des besoins du référent Handicap, pas du catalogue de fonctions

Un logiciel spécialisé rassemble les informations nécessaires au suivi administratif et opérationnel de la politique handicap. Il peut prendre la forme d’une plateforme autonome ou d’un module du système d’information des ressources humaines, le SIRH. Son intérêt apparaît lorsque les fichiers partagés, les courriels et les dossiers individuels ne permettent plus de savoir quelle information est à jour ou qui doit agir.

Avant de comparer les offres, décrivez vos principaux parcours : intégration d’un salarié, réception d’un justificatif, demande d’aménagement, suivi d’une aide technique, préparation d’un bilan. Pour chacun, identifiez le responsable, les documents nécessaires et la prochaine échéance. Le logiciel doit structurer ces parcours, pas seulement stocker des pièces jointes.

Choisir entre module SIRH et plateforme spécialisée

Un module intégré au SIRH peut limiter les doubles saisies concernant les contrats, les affectations ou les départs. Une plateforme dédiée peut offrir un pilotage plus approfondi des actions, des budgets et des objectifs. Aucun modèle n’est automatiquement supérieur : vérifiez la circulation des données avec la paie, la gestion des établissements et les possibilités d’export avant de retenir une architecture.

Dans une organisation multisite, précisez aussi les responsabilités locales et centrales. Un référent d’établissement peut avoir besoin de suivre ses actions, tandis que la direction consolide les indicateurs sans accéder à tous les dossiers individuels.

Fiabiliser les données RQTH et la préparation de la DOETH

La reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, ou RQTH, constitue un statut administratif, mais elle ne couvre pas toutes les catégories de bénéficiaires de l’obligation d’emploi. L’outil doit pouvoir distinguer les situations et leurs justificatifs, notamment ceux liés à l’allocation aux adultes handicapés, l’AAH, ou à la carte d’invalidité et aux titres qui lui ont succédé.

L’obligation d’emploi des travailleurs handicapés concerne les entreprises d’au moins 20 salariés, sous réserve des règles de franchissement de seuil applicables, avec un objectif de 6 % de l’effectif. Ces repères ne suffisent toutefois pas à calculer une situation déclarative : le périmètre, les effectifs et les règles de comptabilisation doivent être correctement paramétrés.

Distinguer préparation et transmission de la déclaration

La DOETH est la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés. Certains logiciels rassemblent les éléments utiles et produisent des exports ; d’autres annoncent une prise en charge plus étendue. Demandez précisément si la solution prépare les données, effectue des contrôles ou intervient dans leur transmission via le circuit déclaratif applicable. Une promesse de « gestion DOETH » ne décrit pas, à elle seule, le service rendu.

La loi handicap du 11 février 2005 et son application au 1er janvier 2006 constituent des repères historiques, pas un calendrier déclaratif actuel. De même, l’ancienne échéance du 15 février ne doit pas être reprise comme date de référence. Faites confirmer le calendrier applicable par votre équipe paie et vérifiez comment l’éditeur actualise ses règles.

Le dossier devrait permettre de suivre la nature du justificatif, sa période de validité lorsqu’elle est limitée, sa date de réception et les contrôles réalisés. Les rappels doivent aider à anticiper les démarches, sans présenter un renouvellement administratif comme automatique.

Transformer chaque aménagement en action suivie et évaluée

Une politique handicap ne se résume pas à un taux d’emploi. Le logiciel doit permettre d’associer chaque besoin à une action concrète : étude ergonomique, équipement de protection individuelle adapté, aide technique, accessibilité des locaux ou aménagement du temps de travail. Le suivi gagne en utilité lorsqu’il indique un responsable, une échéance, un budget et un état d’avancement.

Par exemple, pour un équipement adapté, distinguez la demande, la validation, la commande, l’installation et le retour d’usage. Une dépense engagée ne prouve pas que la solution convient au salarié. Prévoyez donc un point de suivi après sa mise en place, en coordination avec les interlocuteurs compétents.

Un aménagement ressemble à une graine : son installation ne garantit pas qu’il prendra racine dans le travail quotidien. Un logiciel utile conserve donc aussi les conditions de réussite : formation à l’équipement, compatibilité avec le poste, disponibilité du support et date de réévaluation. Cette mémoire permet d’éviter qu’une aide technique reste inutilisée ou qu’un changement d’organisation rende une adaptation inefficace.

Relier les budgets aux résultats opérationnels

Les tableaux de bord devraient distinguer les montants prévus, engagés et réalisés, ainsi que les financements demandés et obtenus. Ajoutez des indicateurs utiles au maintien dans l’emploi : demandes en attente, actions terminées, délais de traitement ou aménagements à réévaluer. Une vision dite « en temps réel » n’a de valeur que si les informations sont régulièrement actualisées.

Le recrutement peut compléter ce périmètre, sans le remplacer. Une CVthèque mutualisée ou une mise en relation, comme celle proposée par Handimatch avec France Travail, répond à un besoin différent du suivi administratif. Vérifiez les fonctions incluses et la continuité entre candidature, intégration et accompagnement.

Protéger les informations sans bloquer la coopération

Centraliser ne signifie pas ouvrir tous les dossiers à tous les utilisateurs. Les informations relatives au handicap nécessitent une protection renforcée. Définissez avec votre délégué à la protection des données les finalités, les bases légales, les durées de conservation et les habilitations. Le logiciel ne dispense pas l’entreprise de cette analyse.

Le manager peut avoir besoin de connaître les adaptations à mettre en œuvre, sans consulter le justificatif RQTH ni des informations médicales. Les équipes financières peuvent suivre une dépense sans accéder à l’ensemble du dossier. Recherchez des droits suffisamment fins pour séparer ces usages.

• Collecte limitée : conserver les informations nécessaires, sans constituer un dossier médical parallèle.
• Accès maîtrisés : paramétrer les profils et retirer les habilitations devenues inutiles.
• Traçabilité : vérifier les possibilités de journalisation des consultations, modifications et exports.
• Conservation encadrée : prévoir l’archivage, la suppression et la restitution des données.

Interrogez également l’éditeur sur l’hébergement, les sauvegardes, les sous-traitants et la gestion des incidents. Demandez des éléments contractuels et techniques plutôt qu’une simple affirmation de conformité au RGPD.

Comparer les solutions sur une démonstration concrète

Pour évaluer plusieurs logiciels, soumettez-leur le même scénario fictif, sans données personnelles réelles. Faites créer un dossier, ajouter un justificatif, ouvrir une action d’aménagement, affecter un budget puis produire un bilan. Observez les manipulations nécessaires et les contrôles proposés.

Demandez enfin un devis détaillant abonnement, paramétrage, reprise des données, interfaces, formation et support. Comparez le coût total et la charge de déploiement, pas seulement le prix affiché. Le choix le plus pertinent reste celui que vos équipes pourront alimenter durablement et dont les données serviront réellement à décider.